Командированному работнику работодатель, безусловно, должен предоставить ряд гарантий по всем нормам трудового законодательства.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется (ст. 167 ТК РФ):
- сохранение места работы (должности);
- сохранение среднего заработка;
- возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Работодатель обязан возмещать командированному работнику (ст. 168 ТК РФ,п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (Далее Положение № 749):
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Перечень и размер возмещаемых расходов на командировки должны быть установлены в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации.
Выезд в праздничный день
Как следует из п. 5 Положения № 749, оплата труда командированного работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. В данном случае подразумевается применение общих правил ст. 153 ТК РФ, обязывающих работодателя оплачивать работу в такие дни не менее чем в двойном размере тарифной ставки (оклада) либо (по желанию работника) в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха.
Таким образом, сформулировано и закреплено (в Положении №749) единое правило оплаты работы командированных в выходные и праздничные дни: работодатель должен автоматически рассчитывать двойную тарифную ставку. Он может от нее отказаться только по желанию работника, предоставив ему другой день отдыха. В этом случае пришедшийся на выходные день выполнения задания или выезда (приезда) будет рассчитываться по среднему заработку.
В то же время, Положение № 749 не содержит прямого указания на то, что же считать выходным днем командированного работника - выходной по его обычному графику или выходной по графику места командировки. В результате этого могут возникнуть некоторые проблемы с оплатой выходных дней.
За все рабочие дни по графику основной работы за работником сохраняется средний заработок (п. 9 Положения № 749). Но предположим, что графики по месту основной работы и по месту командировки не совпадают, как же оплачивать командированному сотруднику привлечение к работе в рабочий день, который по месту основной работы является выходным?
По нашему мнению, платить двойную ставку, а средний заработок за этот день сохранять уже не нужно. Если же выходной день по графику места командировки является рабочим по месту основной работы, он, как представляется, должен оплачиваться в размере среднего заработка.
Учитывая вышеизложенное, можно заключить, что, если день выезда работника в командировку (день приезда) пришелся на выходной или нерабочий праздничный день (при условии, что выезд/приезд в такой день осуществлен по распоряжению работодателя), он подлежит оплате не менее чем в двойном размере либо оплачивается в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха.
Право выбора способа оплаты принадлежит работнику. Если работник совершил путь от места работы до места повышения квалификации и обратно в выходной или праздничный день по собственной инициативе, то такие дни работнику не оплачиваются и другие дни отдыха взамен неиспользованных ему не предоставляются.
Кассовые операции по расчетам с работниками по командировочным расходам
Пунктом 10 Положения № 749 установлено, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Аналогичное положение содержится в п.п. 7 и 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 г. № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).
Выдача аванса в рублях практикуется при командировках по территории России. Его размер в каждом случае определяется самостоятельно и зависит от срока командировки, места назначения и других объективных причин.
На эти цели можно получить "командировочные" деньги в банке с расчетного счета организации по чеку. Но можно их выдать и из наличной выручки, поступившей в кассу организации.
Наличные суммы выдаются из кассы по расходно-кассовому ордеру (унифицированная форма № КО-2). Достаточно распространенной ошибкой бухгалтеров является то, что реквизиты паспорта работника в расходных кассовых ордерах они считают возможным не указывать.
Расходный ордер должен быть отражен в журнале регистрации приходных и расходных ордеров и кассовой книге .
Если в течение трех дней в командировку направляются несколько сотрудников организации, денежные средства могут быть выданы по платежной ведомости (форма № Т-53) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49)при условии использования такой формы организацией.
Для расчета суммы к выдаче составляется смета (расчет) и подписывается главным бухгалтером (бухгалтером), а документ, на основании которого сумма будет выдана работнику (расходный кассовый ордер или платежная ведомость), обязательно должен быть подписан руководителем.
Формы расчета аванса (сметы) в альбомах унифицированных форм нет. Организация может самостоятельно ее разработать и утвердить либо отдельным приказом, либо в качестве приложения к своей учетной политике. В то же время, указанные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Деньги работнику выдаются при условии, что он отчитался по ранее выданному авансу, передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.
Выдача наличных в иностранной валюте. В п. 16 Положения № 749 указано, что оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте при зарубежных командировках, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте регулируются Федеральным законом от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Эти операции признаются валютными, но разрешены пп. 9 п. 1 ст. 9 данного Закона.
Выдача юридическими лицами - резидентами Российской Федерации наличной иностранной валюты своим сотрудникам для оплаты в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы России не противоречитЗакону о валютном регулировании (Письмо ЦБ РФ от 30.07.2007 г. № 36-3/1381).
Однако, если организация приняла решение о выдаче командированному лицу наличной валюты, необходимо учесть особенности работы с ней.
Наиболее распространенным источником поступления валютных средств в кассу предприятия является снятие наличной иностранной валюты с текущего счета в банке. Оприходование валюты кассами предприятий и ее выдача производятся так же, как и по рублевым суммам. Таким образом, отсутствие записей о принятой в кассу иностранной валюте в единой кассовой книге может быть расценено как неоприходование (или неполное оприходование) в кассу денежной наличности. В свою очередь, это может привести к наложению на предприятие штрафных санкций.
Порядок осуществления кассовых операций с иностранной валютой нормативными актами ЦБ РФ не установлен. В кассовой книге (форма № КО-4) учет кассовых операций также должен вестись и в валюте РФ, и в иностранных валютах. В свое время ЦБ РФ рекомендовал вести учет кассовых операций с иностранной валютой в отдельной кассовой книге (см. п. 6 письма ЦБ РФ "Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования", опубликованного в "Вестнике Банка России" от 16 мая 2001 г., N 31). Однако поскольку данный вопрос не урегулирован нормативными актами, организация вправе утвердить правила документооборота валютных кассовых операций в учетной политике (ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации")
Расчеты по корпоративным картам, использование личной банковской карты, отчетность
Отправляя сотрудника в командировку, организация вправе выдать ему корпоративную банковскую карту. Порядок расчетов с помощью такой карты предусмотрен в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 г. № 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" (далее - Положение № 266-П).
В соответствии с п. 2.5 данного Положения организация может осуществлять с использованием расчетных и кредитных карт операции по получению наличных денежных средств для оплаты командировочных расходов, а также оплачивать командировочные расходы как в рублях, так и в иностранной валюте. Таким образом, организация вправе выдавать работникам корпоративную пластиковую карту для оплаты командировочных расходов, причем она может использоваться и на территории России, и за ее пределами.
Использование корпоративной карты не только удобно (держателями карты могут быть несколько сотрудников; нет необходимости составлять смету расходов, получать наличные для оплаты командировочных расходов), но и выгодно организации, т.к., во-первых, при расчетах по ней за рубежом используется, как правило, льготный курс, во-вторых, карточный счет может быть пополнен в любое время, в т.ч. когда работник находится в командировке.
Все средства, списанные с карточного счета, считаются выданными под отчет работнику. К авансовому отчету при расчете банковскими картами обязательно должны быть приложены специальные документы по операциям с использованием карты.
На практике могут возникать ситуации, когда корпоративные пластиковые карты используются сотрудниками в личных целях.
В Письме Минфина России от 03.07.2006 г. № 03-03-04/2/170 дан ответ Межрайонной инспекции ФНС России по г. Москве о том, как учитывать возмещаемые работнику личные расходы, осуществленные им во время командировки за счет средств организации с использованием пластиковой карты. По мнению финансистов, эти расходы не уменьшают налогооблагаемую базу организации по прибыли.
Если работнику выдана кредитная карта, операции по ней отражают так же, как и получение организацией обычного кредита. Затем расходы списываются за счет кредитных средств на карте в обычном порядке. А погашение кредита происходит в порядке, определенном договором. В этом случае поступление денежных средств на специальный карточный счет отражается как получение кредита.
Проценты за использование заемных средств в общем порядке в бухгалтерском учете включаются в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 г. № 33н) и отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы" (субсчет "Прочие расходы").
В налоговом учете предельная величина процентов, признаваемых расходом, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, принимается в порядке, установленном ст. 269 НК РФ.
Перечисление подотчетных средств на личную банковскую карту сотрудника. Несмотря на очевидные преимущества безналичных расчетов, кредитные организации не всегда идут навстречу клиентам, ведь за выдачу наличных банки часто взимают комиссию. При этом банки ссылаются на удобное для них разъяснение ЦБ РФ, содержащееся в Письме от 18.12.2006 г. № 36-3/2408, в силу которого организация не имеет права выдать работнику под отчет денежные средства, перечислив их на его личную ("зарплатную") банковскую карту.
Однако, в Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 г. № 14-27/513 подтверждена возможность возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем перечисления денежных средств на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт. Если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, у банка нет оснований не пропускать такой платеж.
Поэтому можно сделать вывод: оптимальным вариантом является выдача денежных средств в рублях на командировочные расходы из кассы организации либо выдача командированному работнику корпоративной банковской карты, оформленной на юридическое лицо - работодателя. Если организация хочет возмещать командировочные расходы работнику безналичным путем перечислением на его "зарплатную" карту, следует такой порядок закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.
Отчетность по командировке. По возвращении из командировки сотрудник должен отчитаться по израсходованным суммам. На это ему дается 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки. Для отчета о произведенных расходах оформляется авансовый отчет (форма № АО-1), на оборотной стороне которого подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, чеки и проч.) с указанием их реквизитов и израсходованных по ним сумм.
Отчет о выполненной в командировке работе должен быть предварительно согласован с непосредственным руководителем командированного работника.
Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, а срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением.
В авансовом отчете работник также должен указать сумму неизрасходованных денежных средств, подлежащих возврату в организацию. Неизрасходованные средства сдаются подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, если сотрудник израсходовал больше денежных средств, чем было ему выдано при отъезде в командировку. Перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Бухгалтерия должна проверить целевое расходование денежных средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации, после чего принимается к учету.
Если работник не представил в законодательно установленный срок авансовый отчет по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы, и не произвел окончательный расчет по ним, можно говорить о наличии у работника долга перед работодателем.
Удержания возможны, только если физическое лицо не оспаривает их основания и размер Письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3044-6-0). Работодатель вправе издать приказ об удержании долга не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса или погашения задолженности. С таким приказом следует ознакомить работника, а еще лучше, чтобы на приказе он собственноручно написал, что не возражает против удержания из зарплаты подотчетной суммы.
Статья 138 ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. И только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, общая удерживаемая сумма может составлять до 50% суммы, причитающейся к выплате.
А если подотчетные суммы остались невозвращенными, а работник уволился, можно ли признавать данную задолженность безнадежной и когда следует ее списывать в расходы?
Этот вопрос рассмотрен Минфином России в Письме от 24.09.2009 г. № 03-03-06/1/610. В нем указано: в целях исчисления налога на прибыль данную задолженность можно рассматривать как безнадежную и списать в расходы по истечении срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, п. 2 ст. 265 НК РФ).
Цой Ольга Юрьевна, директор компании "Главбух"
Первая полоса, № 10 (049), ноябрь 2013