Расходы на проезд до места работы обычно ложатся на работника. Но работодатель может взять эти расходы на себя.
В комментируемом письме Минфин России в очередной раз рассмотрел вопрос учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно. В целях главы 25 “Налог на прибыль организаций” НК РФ компании вправе учитывать все расходы при формировании налоговой базы по налогу при соответствии критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 Налогового кодекса. По общему правилу, любые выплаты работникам, которые связаны с их содержанием и при этом предусмотрены законодательством РФ, трудовыми или коллективными договорами, могут быть учтены при расчете налога на прибыль. Такие затраты включают в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Расходы, которые не учитывают при расчете налога на прибыль, перечислены в статье 270 Налогового кодекса. К таким расходам относится, в частности, оплата проезда работников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами или ведомственным транспортом. Часть оплаты труда? Из этого правила есть исключения: когда доставка работников до места работы и обратно предусмотрена трудовым или коллективным договорами; когда организация вынуждена привозить сотрудников к месту работы из-за технологических особенностей производства. Это свойственно, например, заводам либо тяжелым производствам, которые располагаются за городом. Или если смена заканчивается в ночное время, когда общественный транспорт не функционирует. В этих случаях компенсацию затрат на проезд можно учесть при налогообложении прибыли. Таким образом, если компенсация затрат работников по проезду на работу и обратно входит в систему оплаты труда, ее можно учесть при расчете налога на прибыль. А вот если компенсация проезда не является формой оплаты труда и носит социальный характер, то учесть такие затраты при расчете налога на прибыль не получится. Документально подтверждены Расходы учитывают для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. Организация не сможет включить расходы в затраты при расчете налога на прибыль, если не будет подтверждающих документов. Напомним, отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Не забываем про НДФЛ и взносы Компенсация расходов работника на оплату проезда к месту работы и обратно облагается страховыми взносами и НДФЛ. Об этом Минфин России напомнил еще в письме от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093. Перечни доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ и страховых взносов, содержатся в статьях 217 и 422 НК РФ. При этом суммы возмещения работодателем стоимости проезда сотрудников к месту работы в данных перечнях не значатся. Поэтому с таких сумм нужно уплатить НДФЛ и взносы в общем порядке. Бухалтерский учет Оплату проезда работников к месту работы и обратно, предусмотренную трудовым и коллективным договорами, можно отнести к расходам по обычным видам деятельности, поскольку она связана с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ, оказанием услуг. Эти суммы могут отражаться по счету 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”, если они рассматриваются как часть заработной платы.
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 отражена стоимость проезда работника к месту работы и обратно;
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44) КРЕДИТ 69 начислены страховые взносы с компенсации стоимости проезда;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 удержан НДФЛ с компенсации стоимости проезда;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51 (50) компенсация стоимости проезда выплачена работнику.
Бухгалтерия.ру