Записи в кассовой книге должны быть сверены с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером. Если их нет, то сделать это может руководитель компании. После сверки в книге необходимо расписаться тому, кто проводил сверку.
Кассовую книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Формы ведения кассовой книги
Как правило, книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.
Если книгу ведут в бумажном виде, то до начала ведения все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Для этого делают запись: «В книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов».
Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.
Если кассовую книгу оформляют в электронном виде, то листы нумеруются автоматически с 1 января каждого года. В конце каждого дня лист такой книги необходимо распечатывать в двух экземплярах и подбирать в хронологическом порядке. Брошюровать их нужно по мере необходимости, но не реже чем раз в год.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей. Между ними находится линия отреза.
Первый лист (с горизонтальной линовкой) кассир заполняет чернилами или шариковой ручкой. Этот лист остается подшитым в кассовой книге.
Каждый день кассир обязан отслеживать соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе по отраженным в кассовой книге операциям.
Второй (отрывной) лист (без горизонтальной линовки) сгибают по линии отреза и заполняют под копирку. Как правило, эти листы подшивают в отдельной папке с другими кассовыми документами (расходными и приходными ордерами).
Если же книгу оформляют в электронном виде, то необходимо распечатать второй экземпляр листа.
В кассовой книге головная организация должна учитывать не только свои поступающие наличные деньги, но и каждого ее обособленного подразделения. На это указало ФНС России в своем письме от 17 мая 2013 года № АС-4-2/8827. Такой же вывод содержит постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 года по делу № А56-59643/2012.
Порядок заполнения кассовой книги
В графе 1 «Номер документа» указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.
В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Например, если в кассу поступила оплата от покупателя (заказчика), здесь записывают «62», если деньги в качестве возврата краткосрочного займа – «66» и т. д.
В графе «Приход, руб. коп.» отражают сумму денег, полученную в кассу по одному приходному кассовому ордеру.
В графе «Расход, руб. коп.» отражают сумму денег, выданную из кассы по одному расходному кассовому ордеру.
По строке «Итого за день» указывают общую сумму денег, поступившую в кассу за день (столбец 4) и выданную из кассы (столбец 5).
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то остатком на конец рабочего дня будет сумма остатка в последний предшествуюший день, в котором происходили кассовые операции.
Если кассовую книгу ведут в электронном виде, то в конце дня его необходимо распечатать в двух экземплярах.
Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве организации в течение 5 лет.
Источник: www.buhgalteria.ru