Последствиями небрежного отношения к ведению кадрового делопроизводства могут быть: проверки трудовой и налоговой инспекций, инспекционных органов по охране труда, прокуратуры, приостановка деятельности организаций, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

В кадровых документах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет аудит кадровой документации, который, как правило, проводят:

  • при смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (в случае увольнения или перевода на другую должность, в другое подразделение);
  • при получении предписания из трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке;
  • при угрозе проверки после увольнения «обиженного» работника;
  • при смене руководства организации;
  • в случае приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации после произошедших в нем изменений.

Приведем перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть у каждой организации:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • трудовые договоры.  Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры  управления организацией (график сменности, положение о ненормированном рабочем дне и тому подобное).

Работодатели зачастую пренебрегают следующими, очень важными моментами при оформлении кадровой документации:

  • ознакомление работников с документом под роспись с простановкой даты ознакомления;
  • наличие оснований к приказам (заявления, акты, докладные и так далее);
  • наличие письменных уведомлений о наступлении отпуска (не позднее чем за 2 недели до даты наступления отпуска);
  • наличие полного пакета документов при увольнении «по статье» либо по инициативе работодателя, то есть за прогул, за появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения либо при сокращении или ликвидации предприятия.

Особенно внимательно следует отнестись к документам на участке «Зарплата».

Поговорим о типичных нарушениях и конкретных «рецептах» наведения порядка в сфере оплате труда.

Типичные нарушения выплаты заработной платы

Выплата заработной платы реже, чем каждые полмесяца, является нарушением ст. 136 ТК РФ*. Конкретные даты выплаты должны быть указаны в трудовом договоре, коллективном договоре (если таковой имеется на предприятии), а также в правилах внутреннего трудового распорядка.

Подчеркиваем, должны быть установлены конкретные даты для выплаты заработной платы с интервалом полмесяца, например 15-го и 30-го числа, а не с 10-го по 15-е и с 25-го по 30-е.

Ст. 129 ТК РФ установлено, что заработная плата включает в себя не только вознаграждение за труд, но и компенсационные выплаты: надбавки и доплаты, а также стимулирующие выплаты (премии, доплаты и тому подобное). Следовательно, если в локальных нормативных актах организации есть указание на выплату в обязательном порядке ежемесячной премии, то она, входя в состав заработной платы, должна выплачиваться два раза в месяц.

Если же работодатель планирует платить премию по итогам календарного месяца (квартала или другого периода), необходимо использовать в локальных нормативных актах соответствующую формулировку, например, «премия выплачивается по итогам календарного месяца (квартала)».

Даты и место выдачи зарплаты должны быть обозначены в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, трудовых договорах.

Размер зарплаты, установленной в трудовых договорах, в штатном расписании и в ведомостях должен быть не ниже установленного законом минимума. К тому же цифры, указанные в вышеперечисленных документах, должны совпадать.

Оформление понижения заработной платы просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание — незаконно. Зарплата — существенное условие трудового договора, которые могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не работодателем в одностороннем порядке. К тому же должно быть аргументированное обоснование снижения заработной платы.

В трудовых договорах по-прежнему многие пишут фразу: «с оплатой согласно штатному расписанию». Это грубейшее нарушение трудового законодательства. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны:

  • размер тарифной ставки или должностного оклада;
  • надбавки, доплаты.

Если работники помимо оклада, обозначенного в трудовом договоре и штатном расписании, получают и иные надбавки, премии, комиссионные, то на предприятии обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления таких выплат по существующим на предприятии системам оплаты труда и премирования.

Если в организации недавно увольнялись работники, то нужно проверить, все ли положенные выплаты им были сделаны при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). А в том случае, когда такие работники за расчетом не являлись, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке им уведомлений о необходимости забрать расчет.

В организации должна быть утвержденная форма расчетного листка, доказывающая, что извещаются ли работники в письменном виде о составных частях заработной платы, причитающейся им на соответствующий период, о размерах и осно­ваниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Режим рабочего времени

Подбирая работу, человек всегда интересуется ее условиями. В первую очередь — своими функциональными обязанностями и размером заработной платы. Затем, как правило, возникают вопросы, связанные с временными характеристиками будущей работы: в какое время и сколько часов в день придется трудиться, когда выходные и тому подобное. Данные вопро­сы тесно связаны с понятием режима рабочего времени.

Режим рабочего времени — это совокупность правил, норм, установленных как на централизованном, так и на локальном уровнях, обеспечивающих управление и использование труда работников.

К элементам режима рабочего времени законодатель относит:

  • продолжительность рабочей недели;
  • продолжительность ежедневной работы (смены);
  • время начала и окончания работы;
  • время перерывов в работе;
  • число смен в сутки;
  • графики сменности;
  • чередование рабочих и нерабочих дней.

В каждой организации вопросы режима рабочего времени должны регулироваться правилами внутреннего трудового распорядка.

Условие о режиме рабочего времени должно быть включено в трудовой договор, заключаемый с претендентом на вакантную должность. Однако данное утверждение верно при одном условии: если для данного работника режим отличается от общих правил, действующих у данного работодателя.

Таким образом, можно констатировать, что режим рабочего времени, установленный в компании, может как совпадать с режимом рабочего времени работника, так и отличаться, причем в последнем случае это должно быть отражено в трудовом договоре сотрудника (ст. 57, ст. 100 ТК РФ).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Установленный в компании режим рабочего времени, а также и режим рабочего времени конкретного работника являются обязательными и для той, и для другой стороны трудового соглашения. Поэтому в случае его нарушения работник может быть привлечен работодателем к дисциплинарной ответственности, соответственно, в свою очередь работодатель — к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Принимая во внимание особенности производства, особый характер труда, категории работников, возраст, состояние здоровья и другие факторы, работодателем должны устанавливаться для работников различные режимы рабочего времени.

Указывая в правилах внутреннего трудового распорядка продолжительность рабочей недели, работодатель определяет, для каких работников установлена нормальная продолжительность рабо­чего времени (ст. 91 ТК РФ), для каких — сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 92 ТК РФ).

Такие виды рабочей недели, к примеру, как рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику (ст. 111 ТК РФ), неполная рабочая неделя (ст. 93 ТК РФ) должны быть обоснованы работодателем. Должности работников с ненормированным рабочим днем должны закрепляться в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре, соглашениях (ст. 101 ТК РФ).

Помимо основных положений, определяющих режим рабочего времени, ТК РФ регулирует режимы труда и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющие определенные особенности:

  • при работе вахтовым методом (ст. 301 ТК РФ);
  • работающих у работодателей — физических лиц (ст. 305 ТК);
  • работающих в религиозных организациях (ст. 345 ТК РФ),
  • спортсменов (ст. 348.1 ТК РФ);
  • работников, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств (ст. 329 ТК РФ).

Работодатель    должен учитывать     ограничения, установленные ТК  РФ для  отдельных категорий   работников   (несовершеннолетних, женщин), при привлечении их к работе в ночное время и тому подобном. Наиболее   распространенными в области режима тру­да являются нарушения требований, связанных с:

  • отсутствием в организациях локальных нормативных актов, регулирующих распорядок рабочего времени и времени отдыха (правила внутреннего трудового распоряд­ка, графики сменности, графики отпусков) (ст. ст. 100, 103, 108, 123 ТК РФ);
  • ведением учета рабочего времени с нарушением установленных ТК РФ правил;
  • отсутствием графика сменности;
  • привлечением работников к сверхурочной работе, работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их письменного согласия (ст. ст. 99, 113 ТК РФ) и другие.

Подводя итог всему вышесказанному, следует заметить, что соблюдение правил ведения кадровой документации и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства помогут:

  • выполнить требования трудового законодательства по оформлению необходимой кадровой документации;
  • предотвратить наступление ответственности за несоблюдение оформления кадровой документации;
  • организовать трудовой процесс с четким распределением прав и обязанностей сторон, а также ответственности;
  • снизить риск возникновения конфликтных ситуаций с работниками;
  • отстоять интересы в случае возникновения трудовых споров или конфликтных ситуаций с работниками
  • и проверяющими органами;
  • предотвратить иные последствия за несоблюдение и нарушение требований по оформлению кадровой документации.
Есть задача? Свяжитесь с нами!
Мы обязательно решим вашу проблему!
(3812) 90-50-83